毎月レポートが届くのに、開かないまま翌月になっている。そんな状態の院長は少なくありません。結論を先に書きます。月次の点検は、院長が10分で終えられる分量に収めるのが現実的です。並べる指標は5つまでにして、そのうち1つは院内でしか取れない数字を必ず入れます。この形にすると、毎月の作業が「眺める」から「決める」に変わります。
まず押さえるべき要点は3つです。
- 指標は5つが上限。増やすほど1回の所要時間が延び、数か月で開かなくなります。
- 外注できない行が1つある。来院した人が自院を何で知ったかは、受付でしか取れません。
- 3か月は同じ形で続ける。途中で項目を足すと、前の月と比べられなくなります。
月次点検とは、判断に使う数字だけを並べた10分の作業のこと
月次点検とは、翌月に何を続け、何をやめ、どこの金額を変えるかを決めるために、限られた数字だけを毎月同じ形で並べる作業のことです。状況を把握する作業ではありません。判断に結びつかない数字は、どれだけ正確でも並べる価値がありません。
この定義に立つと、レポートの厚さは評価の基準から外れます。10ページの資料を受け取ったときに院長がすることは、全体を読むことではなく、自分が決めた5つの行がどこに載っているかを確認することです。載っていないなら、載せてもらうよう依頼します。
並べる5つの指標と、比較の相手
指標と、取り出し元、比べる相手を先に固定します。
| 並べる指標 | 取り出し元 | 比べる相手 |
|---|---|---|
| 新患数と来院のきっかけ | 受付の記録 | 前年の同じ月 |
| 地図経由のルート検索・通話 | Googleビジネスプロフィール | 昨年の同月 |
| 検索での表示回数とクリック | Search Console | 直近3か月の合計 |
| 広告経由の新患1人あたり費用 | 広告の管理画面と受付の記録 | 前年同月と直近3か月 |
| 求人への応募数 | 利用中の求人媒体 | 募集の期間ごと |
比べる相手を先に決めておくのがこつです。前月と比べるのか、前年の同じ月と比べるのかが毎回変わると、増えたのか減ったのかの読み方が月ごとにぶれます。指標の選び方そのものを整理したい場合は集患KPIの設定方法も合わせてご覧ください。
記録の形式は紙でも表計算でも構いません。選ぶ基準は、続けられるかどうかだけです。凝った様式を作った月がいちばん熱心で、数か月後には誰も開かなくなる、という結末はよくあります。1年分が1枚に収まり、横に並べて読める形であれば十分です。
5つのうち、外注できない1行
5つのうち4つは、管理画面や媒体から取り出せます。外に頼めないのは、新患が自院を何で知ったかという行です。問診票に選択肢を1行足すか、受付で一言うかがうか。どちらの方法でも構いませんが、この記録は院内にしか残りません。
そして、この1行が無いと残りの4つが読めなくなります。たとえば地図からのルート検索が前年より増えていたとして、それが来院に結びついたのか、調べただけで終わったのかは、受付側の記録と突き合わせない限り判断できません。数え方の設計は来院経路の分析にまとめています。
- 選択肢は7区分程度までにする（増やすほど受付の手が止まります）
- 毎月同じ区分で数える（途中で変えると前月と比べられません）
- 集計はスタッフに任せてよい（院長がやるのは読むところだけです）
広告経由の新患1人あたり費用を、どの数字で割るか
この行だけは計算が入ります。広告費を新患数で割るのですが、割る相手を間違えやすいところです。使うのは、広告の管理画面に表示される問い合わせ件数ではなく、実際に来院した人数です。
管理画面の件数には、電話をかけて切った人も、誤ってタップした人も含まれます。そのままの数で割ると、1人あたりの費用は実際より低く出ます。受付の記録から「広告を見て来た」と答えた人数を取り、その数で割ってください。管理画面側の数字との差がそのまま、来院までの間で落ちている分量になります。レポートの読み方は広告レポートの見方でも扱っています。
集める作業自体は、スタッフや業者に任せて構いません。院長が担当するのは、並んだ5行を見て判断を下すところだけです。集める側の作業が毎月30分を超えるようなら、集め方が重すぎる合図だと考えてください。
やりがちな失敗と、3か月続けるための約束
いちばん多い失敗は、2か月目に項目を足すことです。1か月目は数字がそろわず、2か月目は比べる相手がないため、手応えが出ません。ちょうどこの時期に項目を増やしたくなるのですが、増やした時点で前月との横並びが崩れます。形が見えてくるのは3か月目です。
どうしても足したい場合は、先に1つ減らしてから足します。総数を5に保つ約束にしておくと、点検の時間が延びません。もう1つの失敗は、増減の理由を数字の中だけで探すことです。台風の週があった、近隣で工事があった、休診日が1日多かった。こうした事情は表に残らないため、1行のメモ欄を脇に付けておくと翌年の読み方が変わります。
よくある質問
Q. 月次で見る指標はいくつが適切ですか。
A. 院長自身が毎月目を通すものとしては5つ程度が上限だと考えられます。項目が増えるほど1回あたりの所要時間が延び、数か月で開かなくなることが多いためです。並べるのは、続けるか・やめるか・金額を変えるかの判断に直接つながる数字に限り、眺めるだけの数字は入れない方針をおすすめします。
Q. 業者のレポートで足りないのはどこですか。
A. 多くの場合、来院した人が自院を何で知ったかという1行です。広告や地図の管理画面からは、表示・クリック・問い合わせまでしか分かりません。受付でしか取れないこの1行が無いと、管理画面上の増減が実際の来院に結びついたのか、検索されただけで終わったのかを切り分けられなくなります。
Q. 知ったきっかけはどう記録しますか。
A. 問診票に選択肢を1行足すか、受付で一言うかがう形のどちらかで足ります。選択肢は、看板・通りがかり、検索、紹介、他院からの案内、地図アプリ、広告、その他の程度に分け、毎月同じ区分で数えます。途中で区分を変えると前月と比べられなくなるため、最初に決めた形を保ちます。
5行に絞ったあとで難しいのは、並んだ数字から翌月の打ち手を決める部分です。当社では、点検項目と判断の手順をまとめた資料をダウンロードいただけるほか、現在届いているレポートの読み方から相談したい医院向けに無料のWeb集患診断もご用意しています。直近3か月分の数字をお持ちいただければ、読み方の整理からご一緒します。