開業から数年たつと、検索対策、地図対策、動画、SNS、人材紹介、看板と、提案が次々に届くようになります。院長が困るのは提案の中身ではなく、断る根拠が手元に無いことです。結論を先に書きます。医院の一言、つまり誰に何で選ばれたいかの一行を決めておけば、提案ごとに立てる問いは1つで済みます。その一言を届けることに関係するのかどうか。ここに答えが返ってこない提案なら、その場でお断りして差し支えありません。
まず押さえるべき要点は3つです。
- 断る根拠は一言に置く: 熱意と金額だけで決めると、それは判断ではなく反応になります。
- 見送った提案は記録する: 同じ内容が別の会社から再び届くため、検討の二度手間を省けます。
- 決めないことにも費用がある: 保留の間、外向きの言葉は他人が書いたまま動き続けます。
医院の「一言」とは何を指すのか
ここでいう一言とは、誰に、何で選ばれたい医院なのかを一行にまとめた文のことです。標語やキャッチコピーとは役割が違います。外に掲げるためではなく、院内の判断をそろえるために使います。この一行があると、提案を受けたときの問いが「今より良くなるか」から「うちの一言に関係するか」へ切り替わります。前者は誰にも答えられませんが、後者ならその場で答えが出ます。
提案を仕分ける3つの問い
| 問い | 見送る場合 | 進める場合 |
|---|---|---|
| 一言に関係するか | 説明を聞いても結びつかない | 届けたい相手に近づく理由を言える |
| 誰が手を動かすか | 院内に担当がいない | 担当と所要時間が決まっている |
| やめ方が決まっているか | 解約や中断の条件が不明 | 効果の見方と撤退の目安がある |
3つのうち1つでも埋まらないなら、今回は見送ると伝えてください。断り方も難しくありません。今は別のところに力を向けているので今回は見送る、という趣旨の一文で足ります。理由を細かく述べるほど、言い返す材料を先方に渡す形になります。外部の会社と組むこと自体を否定する話ではありません。組み方の考え方は外部パートナーの使い方、選定の観点は医院向けコンサルの選び方にまとめています。
見送った提案を残しておく
断った内容は、日付・会社の業種・提案の要旨・見送った理由の4項目だけで記録してください。半年もすると、同じ趣旨の提案が別の会社から届きます。そのとき前回の判断が残っていれば、同じ検討を繰り返さずに済みます。逆に、院内の状況が変わっていて今なら合う、という判断も成り立ちます。見送りは永久の否定ではなく、その時点での順番の話です。地図まわりのように業種ごとに見極めが要る領域では、MEO業者の選び方のような確認項目を添えて残しておくと、次の検討が速くなります。
決めずにいる間に発生している費用
判断を先送りしている間、院長はどちらにも寄っていないつもりでいます。実際には、外向きの言葉は他人が用意した文面のまま読まれ続けています。サイトのトップも、地図上の紹介文も、去年のひな型のままの求人原稿も同じです。悪い文面とは限りませんが、その文で来院を決めた方がいても、理由を院長が説明できません。良い結果は再現できず、悪い結果は直せない。この状態がいちばん時間を奪います。
もう1つ、スタッフの時間も費用に入ります。呼びかける相手が定まっていない医院では、受付はその都度判断を仰ぐしかありません。この電話は受けてよいのか、この枠に予約を入れてよいのか、院長につなぐべき相談なのか。線引きが無ければ、そのたびに確認が挟まります。決めるとは、院長に聞かずに動ける範囲を広げることでもあります。情報が十分そろう日は来ません。いま分かる範囲で一度決め、反応を見て直す進め方が現実的です。
今日からできる手順
- A4の紙に一言を書き、受付の内側に貼る（来院者向けの掲示にはしない）
- 1週間後に読み返し、言い直したくなったら書き替えて貼り替える
- 配布ではなく掲示にする。配った紙は引き出しに入り、貼った紙は毎日目に入る
- 朝礼で読み上げない。標語として覚えさせる運用にしない
- 届いた提案は、上の3つの問いに当てて仕分ける
- 見送った提案を4項目で記録し、半年後に見返す
変化は数字より先に電話の受け答えに出ます。診療時間を聞かれたときに、時間だけを答えるのか、なぜその時間まで開けているのかまで添えられるのか。その差が、紹介される一文になって外に出ていきます。
外に頼む前提でも順序は同じです。制作も広告も求人原稿も外注できますが、誰に何で選ばれたいかの一行だけは院内にしか材料がありません。どんな相談で時間が延びるか、どのスタッフが何を得意としているか。通ってきた人にしか分からない情報です。私たちも自社の薬局で同じことを外に投げ、結局は自分たちで書き直しました。決めてから頼むほうが、やり直しの往復が減るぶん費用も抑えられます。
よくある質問
Q. 営業提案は、どう断れば角が立ちませんか
A. 理由を細かく説明しないほうが、やり取りは短く済みます。今は別のことに力を向けているので今回は見送る、という趣旨を一文で伝えれば足ります。理由を並べるほど反論の糸口が増え、再訪問の口実にもなります。見送る旨を伝えたうえで、状況が変わったらこちらから連絡する、と添えておけば関係は保てます。断り文句は院内で共通のものを1つ決めておくと、受付でも同じ対応ができます。
Q. 決めずに保留しておくのは損になりますか
A. 保留の間も外向きの言葉は動き続けているため、何も起きていない状態ではありません。サイトの文面も地図上の説明文も求人原稿も、誰かが書いたまま読まれ続けます。その言葉を見て来院された方がいても、なぜ選ばれたのかを説明できないため、良い結果が出ても再現できず、悪い結果が出ても直せません。決めるとは、説明できる状態を手に入れることだと考えてください。
Q. 最初の一歩は何から始めればよいですか
A. A4の紙に医院の一言を書いて、受付の内側に貼るところからで十分です。来院者に見せる掲示ではなく、院内で言葉をそろえるための紙として扱います。書き出すと直したくなり、スタッフが同じ言い回しを使い始め、サイトの文面との食い違いにも気づけます。1週間で言い直したくなったら貼り替えてください。書き換えは失敗ではなく、設計の一部です。
私たちは医療機関の広告運用を受託している立場ですので、見送る判断の材料も含めてお渡しします。提案を仕分けるための項目を1枚にまとめた判断チェックシートをご用意しています。すでに動いている施策の順番を整理したい場合は、3分でできる集患診断で現状を書き出したうえでご相談ください。